Політика обробки даних та використання штучного інтелекту

1. Сфера дії Політики

1.1. Ця Політика регулює обробку інформації, яку Клієнт, його Користувачі або Кандидати передають або створюють у Dyvo в процесі використання функцій рекрутингової платформи.

1.2. Політика, зокрема, поширюється на інформацію про кандидатів; резюме та інші документи; інформацію про вакансії; коментарі та нотатки рекрутерів; результати інтервʼю; інформацію, отриману із зовнішніх сервісів та інтеграцій; інформацію, сформовану або проаналізовану із застосуванням функцій штучного інтелекту; технічні дані, необхідні для функціонування відповідних можливостей Dyvo.

1.3. Обробка персональних даних самого Клієнта, його представників, Користувачів облікового запису та відвідувачів вебсайту додатково регулюється Політикою конфіденційності Dyvo.

1.4. Комерційні умови користування Dyvo, тарифи, оплата, строк підписки, припинення доступу та відповідальність Сторін визначаються Публічною офертою Dyvo.

2. Ролі Dyvo та Клієнта

2.1. Клієнт самостійно визначає, з якою метою він збирає та використовує персональні дані кандидатів у процесі рекрутингу.

2.2. Клієнт самостійно визначає категорії кандидатів, перелік інформації, яка вноситься до Dyvo, строк і необхідність її використання в межах своєї діяльності.

2.3. Клієнт відповідає за наявність належної правової підстави для отримання персональних даних кандидата, внесення таких даних у Dyvo, подальшої обробки таких даних, передачі даних Dyvo та технологічним постачальникам, залученим для надання функціоналу, а також отримання даних із зовнішніх джерел та рекрутингових платформ.

2.4. У частині даних кандидатів Dyvo здійснює їх обробку насамперед для надання функціональності Клієнту та відповідно до дій, налаштувань та інструкцій Клієнта.

2.5. Dyvo не визначає самостійно, кого Клієнт має наймати, відхиляти, запрошувати на інтервʼю або переводити на наступний етап рекрутингу.

2.6. Клієнт не повинен завантажувати до Dyvo персональні дані, отримання або використання яких ним заборонене законодавством або щодо яких він не має належної правової підстави.

3. Які дані кандидатів можуть оброблятися

3.1. Залежно від способу використання Dyvo можуть оброблятися, зокрема:

• імʼя, прізвище та інші ідентифікаційні дані кандидата;
• email, номер телефону, фотографія;
• резюме/CV, дані про освіту, досвід роботи, професійні навички, знання мов;
• інформація про попередні місця роботи;
• посилання на LinkedIn та інші професійні профілі;
• інформація, надана кандидатом через форму відгуку;
• історія взаємодії з кандидатом, коментарі та нотатки рекрутерів, результати інтервʼю;
• етапи проходження рекрутингового процесу, причини переведення між етапами або відмови;
• документи та файли, завантажені Клієнтом;
• результати автоматизованого аналізу інформації;
• інша інформація, яку Клієнт вирішив обробляти в межах рекрутингового процесу.

3.2. Dyvo не вимагає від Клієнта завантажувати інформацію, яка не потрібна для використання функціоналу Сервісу.

3.3. Клієнту рекомендується дотримуватися принципу мінімізації даних і не вносити до Dyvo інформацію, яка не є необхідною для відповідної мети рекрутингу.

4. Джерела даних

4.1. Дані кандидатів можуть надходити до Dyvo безпосередньо від Кандидата через карʼєрну сторінку або форму подання; шляхом внесення інформації Клієнтом або його Користувачами; шляхом імпорту XLSX/CSV та інших підтримуваних форматів; за допомогою браузерного розширення; з підтримуваних рекрутингових сервісів; через API, webhook або інші інтеграційні механізми; з інших джерел, використання яких Клієнтом є законним.

4.2. Dyvo може підтримувати інтеграції, зокрема, з Work.ua, Djinni, Robota.ua, LinkedIn та іншими сервісами.

4.3. Наявність згадки про сторонній сервіс у цій Політиці не означає партнерства, афілійованості або офіційного схвалення Dyvo відповідним сервісом, якщо інше прямо не зазначено.

4.4. Порядок обробки інформації відповідним стороннім сервісом також регулюється його власними умовами та політиками.

5. Для чого Dyvo обробляє дані

5.1. Дані обробляються виключно настільки, наскільки це необхідно для функціонування Dyvo, зокрема для створення та ведення бази кандидатів; відображення картки кандидата; роботи з вакансіями та воронками найму; збереження історії взаємодії; забезпечення командної роботи; пошуку та фільтрації; імпорту та експорту; роботи підтримуваних інтеграцій; аналітики та звітності; забезпечення інформаційної безпеки; виконання запитів Клієнта; роботи AI-функцій, якщо вони активовані.

5.2. Dyvo не використовує персональні дані кандидатів Клієнта для власних рекламних або маркетингових кампаній.

5.3. Dyvo не продає бази кандидатів та персональні дані кандидатів третім особам.

5.4. Dyvo не використовує персональні дані кандидатів для створення незалежної від Клієнта рекрутингової бази або для передачі кандидатів іншим Клієнтам.

5.5. Дані однієї організації-Клієнта не повинні бути доступними іншій організації-Клієнту, крім випадків, коли відповідний обмін інформацією прямо ініційований самим Клієнтом.

6. Використання штучного інтелекту

6.1. Dyvo використовує технології штучного інтелекту як допоміжні інструменти для автоматизації окремих операцій у процесі рекрутингу.

6.2. AI-функціонал може використовуватися, зокрема, для:

• автоматизованого розбору та структурування CV;
• виділення досвіду, навичок та іншої професійної інформації;
• аналізу відповідності інформації про Кандидата вимогам конкретної вакансії;
• формування пояснень щодо відповідності кандидата вакансії;
• підготовки допоміжних рекомендацій для рекрутера;
• генерації та редагування тексту вакансій;
• генерації запитань для інтервʼю;
• генерації чернеток коментарів та текстів комунікації з кандидатом;
• інших допоміжних текстових операцій.

6.3. Склад AI-функцій може змінюватися в процесі розвитку Dyvo.

7. AI-скринінг кандидатів

7.1. Dyvo може здійснювати автоматизований аналіз інформації про Кандидата та порівнювати її з критеріями відповідної вакансії.

7.2. За результатом аналізу Сервіс може сформувати показник відповідності; рекомендаційний рейтинг; опис сильних або слабких сторін відповідності; структуроване пояснення результату; іншу допоміжну інформацію для Користувача.

7.3. Такий результат не є рішенням Dyvo щодо кандидата.

7.4. AI-оцінка не означає автоматичного прийняття або відмови кандидату.

7.5. Dyvo не повинен використовувати AI-оцінку як єдину підставу для автоматичного остаточного рішення щодо працевлаштування особи.

7.6. Остаточне рішення щодо переходу Кандидата між етапами, проведення інтервʼю, відмови або найму приймає уповноважена людина з боку Клієнта.

7.7. Клієнт зобовʼязаний здійснювати змістовний людський контроль над рішеннями, які можуть істотно впливати на Кандидата.

7.8. Клієнту не рекомендується приймати юридично або фактично значимі рішення щодо Кандидата виключно на підставі числової AI-оцінки.

7.9. У випадку, якщо AI не може здійснити достатньо надійний аналіз, Dyvo може не формувати оцінку для відповідного Кандидата. Відсутність оцінки не означає нульової або негативної відповідності.

7.10. Автоматизований аналіз резюме та формування оцінки відповідності є профайлінгом у розумінні ст. 4(4) Загального регламенту ЄС про захист даних (GDPR). Оскільки рішення щодо Кандидата ухвалює людина з боку Клієнта, а оцінка має допоміжний характер, такий аналіз не є рішенням, що ґрунтується виключно на автоматизованій обробці, у розумінні ст. 22 GDPR. Кандидат може звернутися до Клієнта, щоб отримати інформацію про таку обробку, заперечити проти неї або відкликати згоду.

8. Точність AI

8.1. Технології штучного інтелекту мають імовірнісний характер.

8.2. AI-функції можуть неправильно інтерпретувати інформацію; пропускати інформацію; формувати неточні висновки; генерувати фактично неправильний текст; не враховувати контекст; давати різні результати для схожих вхідних даних.

8.3. Dyvo не гарантує абсолютної точності AI-результатів.

8.4. Користувач повинен перевіряти суттєву інформацію перед використанням AI-результату для прийняття рішення або комунікації з Кандидатом.

8.5. Згенеровані повідомлення, описи вакансій, коментарі та інший текст є чернетками і можуть потребувати перевірки та редагування Користувачем.

9. Людський контроль

9.1. Dyvo розробляє AI-функціонал за принципом human-in-the-loop.

9.2. AI використовується для підтримки роботи рекрутера, а не для його заміни при прийнятті остаточних кадрових рішень.

9.3. Сервіс може застосовувати функціональні механізми, які сприяють людському контролю, зокрема відображення пояснення AI-оцінки; можливість переглянути первинну інформацію Кандидата; відсутність оцінки, якщо даних недостатньо; вимогу до Користувача самостійно виконувати кадрові дії; фіксування причини відмови Кандидату.

9.4. Наявність AI-рекомендації не звільняє Клієнта від обовʼязку оцінювати Кандидата неупереджено та відповідно до застосовного законодавства.

10. Заборона дискримінаційного використання

10.1. Клієнт не повинен використовувати Dyvo або його AI-функціонал для незаконної дискримінації кандидатів.

10.2. Критерії вакансії та рішення Клієнта не повинні ґрунтуватися на характеристиках, використання яких для відповідного кадрового рішення заборонене законодавством.

10.3. Клієнт самостійно відповідає за критерії, які він задає для вакансії, та за використання результатів аналізу.

10.4. Dyvo може обмежити використання функціоналу, якщо отримує обґрунтовану інформацію про його систематичне використання для незаконних або дискримінаційних цілей.

11. AI-постачальники

11.1. Для забезпечення AI-функціоналу Dyvo може використовувати сторонніх постачальників моделей та інфраструктури штучного інтелекту.

11.2. На дату цієї редакції Dyvo використовує Google Gemini (Gemini API, Google) — для аналізу резюме Кандидата та формування оцінки відповідності, а також як резервну модель для операцій з текстами вакансій, і Groq (GroqCloud, Groq, Inc.) — лише для операцій з текстами вакансій: генерації опису, вимог і назв посад. Дані Кандидатів до Groq не передаються. Повний перелік постачальників наведено в розділі 14.

11.3. Dyvo використовує для обробки клієнтських даних лише такі комерційні або API-режими відповідних постачальників, умови яких передбачають, що передані через відповідний сервіс клієнтські дані не використовуються для навчання або вдосконалення загальнодоступних AI-моделей без відповідного дозволу.

11.4. Dyvo не надає сторонньому AI-постачальнику право використовувати Контент Клієнта для незалежних маркетингових цілей.

11.5. Для виконання окремого AI-запиту постачальнику може передаватися лише інформація, необхідна для виконання відповідної операції.

11.6. Залежно від операції це може включати текст або частину CV; професійний досвід Кандидата; навички; інформацію про вакансію; критерії вакансії; текст, який Користувач просить проаналізувати, переписати або створити.

11.7. За можливості Dyvo застосовує принцип мінімізації та не передає AI-постачальнику інформацію, яка не є необхідною для виконання відповідного завдання.

11.8. Перелік AI-постачальників може змінюватися в процесі розвитку Dyvo. Зміна постачальника не вимагає зміни Публічної оферти, але актуальна інформація про суттєвих постачальників відображається в переліку постачальників у пункті 14.6 цієї Політики.

12. Навчання AI-моделей

12.1. Dyvo не використовує персональні дані Клієнтів або кандидатів для навчання власних AI-моделей.

12.2. Dyvo не передає такі дані третім особам спеціально з метою навчання їхніх загальнодоступних моделей.

12.3. Якщо в майбутньому Dyvo захоче використовувати клієнтські дані для навчання або fine-tuning моделей у спосіб, не необхідний для безпосереднього надання послуги Клієнту, для цього повинна бути визначена окрема законна підстава та, де це необхідно, отримана окрема згода.

13. Відключення AI

13.1. Клієнт може звернутися до Dyvo із запитом на відключення доступного AI-функціоналу для своєї організації.

13.2. Запит може бути направлений на contact@dyvo.it.com.

13.3. Після відключення AI окремі функції Сервісу, що технічно залежать від AI-обробки, можуть бути недоступними або працювати в обмеженому режимі.

13.4. Відключення AI не повинно автоматично призводити до видалення основних даних Клієнта та кандидатів.

14. Зовнішні постачальники та передача даних

14.1. Для надання Dyvo можуть залучатися сторонні постачальники технологічних послуг, зокрема хмарної інфраструктури; зберігання даних; електронної пошти; аналітики; платіжних послуг; AI; геокодування (визначення країни та міста за текстом локації); моніторингу; технічних інтеграцій.

14.2. Доступ таких постачальників до персональних даних обмежується обсягом, необхідним для виконання відповідної технологічної функції.

14.3. Dyvo прагне використовувати постачальників, які забезпечують належні організаційні, договірні та технічні заходи захисту інформації.

14.4. Оскільки окремі технологічні постачальники можуть бути зареєстровані або мати інфраструктуру за межами України, використання Dyvo може передбачати передачу або технічну обробку інформації за межами України.

14.5. Така передача здійснюється з дотриманням вимог застосовного законодавства про захист персональних даних.

14.6. Перелік постачальників на дату цієї редакції (назва — що робить — які дані отримує — країна):

• Google LLC (Google Gemini, Gemini API) — аналіз резюме Кандидата, формування оцінки відповідності та коментаря до неї; резервна модель для операцій з текстами вакансій — текст резюме та відомості, виведені з нього, тексти й вимоги вакансій — США.
• Groq, Inc. (GroqCloud) — генерація опису, вимог і назв посад вакансії, стиснення тексту вакансії — лише тексти вакансій і назви посад, без даних Кандидатів — США.
• OpenStreetMap Foundation (сервіс геокодування Nominatim) — визначення країни та міста за текстом локації — текст локації Кандидата, якщо країну чи місто не вдалося визначити без цього, і міста вакансій — Велика Британія.
• Hetzner Online GmbH — хостинг застосунку, бази даних і файлів (зокрема резюме) — усі дані Сервісу — Німеччина (ЄС).
• Resend, Inc. — надсилання службових листів Користувачам і команді Dyvo (запрошення, відновлення пароля, квитанції, заявки на демонстрацію) — адреса електронної пошти, імʼя та зміст службового листа; листів Кандидатам не надсилає — США.
• АТ «Універсал Банк» (monobank) — прийом оплат від Клієнтів — дані організації та платежу; даних Кандидатів не отримує — Україна.

14.7. Сервіси, які Користувач підключає до Dyvo самостійно, — власна поштова скринька Gmail або Outlook (Microsoft 365), облікові записи на сайтах вакансій Djinni, Work.ua, Robota.ua, — не є постачальниками Dyvo: дані передаються до них або отримуються з них за дією Користувача та відповідно до умов цих сервісів.

15. Зберігання даних

15.1. Під час активної підписки інформація зберігається протягом строку, необхідного для надання Клієнту функціональності Dyvo, якщо інше не визначено Клієнтом або законодавством.

15.2. Після завершення підписки стандартний retention-період становить 90 календарних днів.

15.3. Протягом цього строку дані Клієнта зберігаються для можливості відновлення користування; повторного підключення підписки; виконання запиту на експорт; виконання запиту на видалення.

15.4. Після завершення retention-періоду персональні дані підлягають анонімізації та подальшому остаточному видаленню відповідно до технічного циклу очищення систем та резервних копій.

15.5. Дані, які Dyvo зобовʼязаний зберігати відповідно до законодавства, можуть зберігатися протягом встановленого законом строку незалежно від припинення підписки.

15.6. Анонімізована інформація, яка більше не дозволяє ідентифікувати Клієнта, Користувача або Кандидата, не вважається персональними даними та може зберігатися для статистичних, аналітичних та технічних цілей.

15.7. Дані кандидатів, отримані через Сервіс, зберігаються протягом 24 місяців з моменту останнього отримання даних кандидата (заявка, імпорт або синхронізація з сайтом вакансій), якщо Клієнт не видалить їх раніше або кандидат не вимагатиме видалення; після цього вони видаляються або анонімізуються автоматично.

16. Експорт даних

16.1. Після припинення підписки Клієнт може протягом retention-періоду звернутися до Dyvo з проханням надати доступний експорт інформації.

16.2. Запит направляється на contact@dyvo.it.com.

16.3. Dyvo має право здійснити необхідну перевірку повноважень особи, яка подала запит.

16.4. Формат та склад експорту залежать від технічних можливостей Dyvo на дату виконання запиту.

17. Видалення та анонімізація

17.1. Клієнт може звернутися до Dyvo з вимогою видалити його обліковий запис та повʼязані з ним дані.

17.2. Видалення облікового запису здійснюється службою підтримки після перевірки повноважень заявника.

17.3. Клієнт також може передати Dyvo запит щодо видалення або анонімізації персональних даних конкретного Кандидата.

17.4. У разі анонімізації Dyvo видаляє або змінює ідентифікаційні характеристики таким чином, щоб інформація більше не могла бути повʼязана з конкретною фізичною особою засобами, які розумно можуть бути використані.

17.5. Якщо з персональних даних кандидата були створені похідні AI-дані, такі дані також підлягають видаленню або анонімізації настільки, наскільки вони дозволяють ідентифікувати відповідну особу.

17.6. Окремі копії інформації можуть тимчасово залишатися в резервних копіях до завершення стандартного технічного циклу їх перезапису або очищення.

17.7. Dyvo не відновлює навмисно видалені персональні дані з резервних копій для звичайного використання Сервісу.

18. Запити кандидатів

18.1. Оскільки Клієнт визначає мету рекрутингу та приймає рішення щодо використання персональних даних кандидата, запити Кандидата щодо доступу, виправлення, видалення або інших операцій із його рекрутинговими даними за загальним правилом повинні розглядатися відповідним Клієнтом.

18.2. Якщо Dyvo отримує такий запит безпосередньо від Кандидата, Dyvo може попросити надати інформацію, необхідну для ідентифікації відповідного Клієнта; направити Кандидата до відповідного Клієнта; передати запит Клієнту; надати Клієнту технічну допомогу для виконання законного запиту.

18.3. Dyvo не здійснює самостійне видалення інформації Кандидата всупереч законним інструкціям Клієнта, крім випадків, коли таке видалення прямо вимагається застосовним законодавством.

19. Безпека

19.1. Dyvo застосовує розумні технічні та організаційні заходи для захисту даних від несанкціонованого доступу; неправомірного використання; випадкової втрати; зміни; розкриття; знищення.

19.2. Заходи захисту можуть включати розмежування доступу, ізоляцію даних організацій, захист облікових записів, журналювання технічних операцій, резервне копіювання та інші заходи відповідно до архітектури Сервісу.

19.3. З міркувань інформаційної безпеки Dyvo не зобовʼязаний публічно розкривати детальні технічні характеристики систем захисту.

19.4. Жодна інформаційна система не може гарантувати абсолютну відсутність ризику, тому Dyvo не заявляє про абсолютну безпеку інформації.

20. Інциденти безпеки

20.1. Якщо Dyvo виявляє підтверджений інцидент, який призвів до несанкціонованого доступу до персональних даних Клієнта або їх неправомірного розкриття, Dyvo вживає розумних заходів для локалізації інциденту; усунення його причин; оцінки потенційного впливу; відновлення належного рівня безпеки.

20.2. Якщо повідомлення Клієнта про інцидент вимагається законодавством або обʼєктивно необхідне для вжиття Клієнтом заходів захисту, Dyvo повідомляє відповідного Клієнта без невиправданої затримки після отримання достатньої інформації про інцидент.

21. Обовʼязки Клієнта щодо захисту даних

21.1. Клієнт зобовʼязаний використовувати персональні дані тільки на законних підставах; обмежувати доступ до даних уповноваженими Користувачами; своєчасно блокувати доступ співробітників, які більше не повинні мати доступ; забезпечувати конфіденційність облікових даних; не передавати один персональний обліковий запис необмеженому колу осіб; не завантажувати незаконно отримані бази персональних даних; належним чином розглядати законні звернення кандидатів; використовувати AI-результати з належним людським контролем.

21.2. Клієнт відповідає за дії Користувачів, яким він надав доступ до свого облікового запису.

22. Карʼєрні сторінки та пряме отримання даних від кандидата

22.1. Dyvo може надавати Клієнту технічну можливість опублікувати вакансію та отримувати відгуки кандидатів через форму, що працює на інфраструктурі Dyvo.

22.2. При використанні такої форми дані технічно можуть передаватися безпосередньо до облікового запису відповідного Клієнта.

22.3. Клієнт відповідає за визначення правової підстави та належне інформування кандидата про мету збору його даних.

22.4. Dyvo може розміщувати поруч із формою необхідну інформацію щодо технологічної ролі Dyvo та посилання на відповідні політики.

23. Використання даних для аналітики Dyvo

23.1. Dyvo може формувати агреговану та анонімізовану статистичну інформацію про використання функціоналу Сервісу для аналізу продуктивності; виявлення технічних проблем; планування розвитку продукту; удосконалення інтерфейсу; визначення популярності функцій; забезпечення стабільності та безпеки.

23.2. Така інформація не повинна використовуватися в спосіб, що дозволяє третім особам визначити конкретного Кандидата або отримати його резюме чи інші персональні дані.

24. AI Act та принципи відповідального AI

24.1. Dyvo є сервісом, орієнтованим на український ринок, і договірні відносини за Публічною офертою регулюються законодавством України.

24.2. Водночас під час проєктування AI-функціоналу Dyvo враховує підходи до безпечного та відповідального використання штучного інтелекту, передбачені, зокрема, Регламентом Європейського Парламенту і Ради (ЄС) 2024/1689 від 13 червня 2024 року, що встановлює гармонізовані правила щодо штучного інтелекту (EU AI Act).

24.3. Зокрема, Dyvo прагне дотримуватися принципів прозорості використання AI; належного людського контролю; мінімізації автоматизованих кадрових рішень; можливості Користувача перевірити результат; належного управління даними; мінімізації ризиків дискримінації; безпеки та конфіденційності.

24.4. Це положення не є заявою про сертифікацію Dyvo відповідно до EU AI Act та не означає автоматичного поширення права Європейського Союзу на всіх Клієнтів Dyvo.

25. Зміна цієї Політики

25.1. Dyvo може періодично оновлювати цю Політику у звʼязку зі зміною функціональності, технологічних постачальників, процесів обробки даних або законодавчих вимог.

25.2. Актуальна редакція публікується на вебсайті Dyvo.

25.3. Якщо зміни істотно впливають на спосіб обробки персональних даних або використання AI щодо чинного Клієнта, Dyvo додатково повідомляє такого Клієнта електронною поштою та/або через інтерфейс Сервісу.

25.4. Дата актуальної редакції зазначається на початку документа.

26. Співвідношення з іншими документами

26.1. Ця Політика застосовується разом із Публічною офертою Dyvo — щодо договірних та комерційних умов користування Сервісом; Політикою конфіденційності Dyvo — щодо персональних даних Клієнтів, Користувачів та відвідувачів сайту, зокрема її розділом 6 — щодо cookies та аналогічних технологій.

26.2. У разі суперечності щодо правил обробки клієнтського контенту, кандидатських даних або AI-функцій спеціальні положення цієї Політики застосовуються до відповідного питання в тій мірі, в якій це дозволено законодавством.

27. Контакти та реквізити

• Фізична особа-підприємець Дзюба Вʼячеслав Петрович
• РНОКПП: 3430904477
• Місцезнаходження: Україна, 33028, Рівненська обл., Рівненський р-н, м. Рівне, вул. Чорновола Вʼячеслава, буд. 91 Р, кв. 127
• Email: contact@dyvo.it.com
• Вебсайт: dyvo.it.com

З питань обробки інформації, використання AI, видалення, експорту даних або реалізації прав субʼєктів персональних даних можна звернутися на contact@dyvo.it.com.